Che cos’è la Conservazione sostitutiva?

La conservazione sostitutiva è una procedura regolamentata dalla legge italiana che permette di garantire la validità legale di un documento nel tempo.

La conservazione sostitutiva è un procedimento informaticto che rende possibile la conservazio di un documento nel tempo assicurandone la validità al pari di documento cartaceo.

Di seguito parleremo di conservazione sostitutiva per quanto riguarda la fattura elettronica.

Requisiti per la conservazione sostitutiva

Per la conservazione sostitutiva di una fattura elettronica è necessario:

• La fattura sia in formato xml come richiesto dalla legge per questo tipo di documenti.
• Apporre la firma elettronica qualificata, altro elemento fondamentale perchè una fattura elettronica possa definirsi come tale. La firma serve a garantire l’autenticità del documento identificando in modo univoco il soggetto emittente.
• Il documento venga archiviato a norma di legge.
• La fattura venga inserita in un lotto di fatture da conservare per cui vale la stessa regola valida per la numerazione delle normali fatture: la serie deve essere continua e seguire in modo cronologico senza salti
• Questi lotti di fatture devono essere poi firmati con firma elettronica qualificata dal Responsabile della conservazione sostitutiva in modo che non sia più possibile modificarne il contenuto e ci sia un’indicazione dal momento in cui questi documenti vengono mandati in conservazione attraverso l’apposizione di una marca temporale.

Quando archiviare le fatture elettroniche con la conservazione sostitutiva?

La conservazione sostitutiva dei documenti fiscali deve avvenire entro 3 mesi dalla data di presentazione della dichiarazione annuale dei redditi, quindi entro il 31 gennaio dell’anno successivo.

Conservazione sostitutiva con Beebeeboard

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