Il menu ci presenta due voci distinte tra FATTURE e RICEVUTE. In questa guida vogliamo identificare l’iter di vita di un documento fiscale all’interno di BeebeeBoard.
Dal momento in cui viene creata ai suoi passaggi di stato. Sì perché le fatture hanno un ciclo di vita all’interno del gestionale che si può riassumere sostanzialmente in 2 fasi, a volte 3:
- Avviso di fattura: stato di PROFORMA (non esiste per le ricevute)
- Non pagata
- Pagata
Analizziamo insieme ogni stato e come il documento può essere modificato per passare da uno all’altro.
Avviso di Fattura
La fattura proforma è un documento che non ha valore fiscale. Essa viene emessa prima della fattura fiscale vera e propria e non rappresenta l’obbligo del cliente di pagare. Si evidenzia in quanto priva di numerazione. Al momento del pagamento sarà trasformata in Fattura vera e propria andando ad apporre numero e data. Il procedimento per creare un Pro-forma è del tutto similare alla creazione di una fattura, cambia solamente il tasto finale in fondo alla pagina di modificare del documento che al posto di cliccare COMPLETA dovremo scegliere SALVA PROFORMA
Il proforma può essere utilizzato anche come bozza di fattura, da convertire e trasformare poi in fattura definitiva.
Fatture “Non pagate”
Dal momento che viene creata una fattura o una ricevuta, lo stato iniziale sarà per forza di cose “non pagata”. L’unico caso in cui una fattura generata può risultare già pagata è quando nel caso di BeebeeDoc, si vanno a saldare gli appuntamenti registrando dei pagamenti, e poi si genera la fattura partendo da quegli appuntamenti già saldati.
La fattura può rimanere nello stato “Non Pagata” fino a quando non vengono registrati pagamenti per il suo ammontare, oppure viene impostata manualmente nello stato “Pagata”.
Nell’elenco delle fatture avremo sempre i totali separati e parziali dei 3 stati dei documenti
Fatture “Pagate”
Le fatture o ricevute raggiungono il loro stato finale dal momento in cui diventano “Pagate”. Esistono sostanzialmente diversi metodi per rendere una fattura pagata:
- Registrare il pagamento dalla fattura
- Segnare la fattura come pagata tramite il relativo tasto
- Generare la fattura partendo dal pagamento (al netto di eventuali transazioni)
- Generare la fattura partendo da appuntamenti già pagati (al netto di eventuali transazioni)
La registrazione del pagamento impone l’indicazione di altre informazioni quali la data dello stesso, e il metodo scelto per saldare, informazioni necessarie e indispensabili per altre operazioni quali ad esempio l’invio al STS.
Le fatture regolarmente emesse e quindi diventano a tutti gli effetti documenti con valore fiscale sono solamente quelle negli stati Non pagate o Pagate. Da quel momento in poi ottengono una numerazione e una data che devono essere uniche, e possono essere inviate al cliente.