In questa guida vedremo come conservare gratuitamente a norma gli XML delle fatture elettroniche attraverso il portale Fatture e Corrispettivi, gestito dall’Agenzia delle Entrate.
Ci sono due modalità per conservare a norma i file XML delle fatture elettroniche:
- Conservazione a norma automatica: riguarda le fatture emesse e ricevute a partire dalla data di adesione al servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate.
- Conservazione a norma manuale: riguarda le fatture emesse e ricevute prima della data di adesione al servizio.
Esaminiamo entrambi i metodi nel dettaglio.
Conservazione automatica
- Accesso al portale: Accedi al portale Fatture e Corrispettivi utilizzando strumenti di autenticazione digitale come SPID, CNS o le credenziali di accesso (codice fiscale/codice Entratel, password e PIN).
- Primo accesso: Se è la prima volta che accedi al portale, dovrai visionare e accettare il contratto. Successivamente, clicca su “Prosegui” per continuare.
- Navigazione: Dalla pagina di Benvenuto, seleziona “Fatturazione elettronica e Conservazione”. Poi clicca su “Accedi alla sezione Conservazione”. Qui potrai visionare il manuale e l’accordo di servizio.
- Adesione al servizio: Dopo aver dichiarato e confermato l’accettazione delle condizioni, clicca su “Aderisci al servizio di conservazione”. Da questo momento, tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute tramite il Sistema di Interscambio saranno conservate automaticamente.
Durata: Ogni documento sarà conservato per 15 anni dalla data di conservazione nel Sistema di Interscambio.
Conservazione manuale
Per chi ha aderito al servizio di conservazione, è disponibile la modalità manuale per conservare le fatture emesse e ricevute prima della data di adesione.
- Caricamento manuale: Vai nella sezione “Nuovo invio in conservazione” e clicca su “Fai una nuova richiesta di conservazione”. Seleziona i file XML da caricare, firmati o non firmati, e clicca su “INVIA” per caricare i documenti.
- Esito: Entro 72 ore, riceverai una ricevuta che conferma l’avvio del processo di conservazione o, in caso di errori, un rifiuto.
Attenzione: I documenti caricati manualmente che sono già stati conservati automaticamente non possono essere nuovamente inseriti in conservazione. Ad esempio, se aderiamo al servizio a maggio e carichiamo un file di luglio, il Sistema potrebbe rifiutare l’operazione poiché il documento è già stato conservato.
Anche per la modalità manuale, i documenti saranno conservati gratuitamente per 15 anni.
Errori comuni
- Limiti di caricamento: Viene visualizzato un errore se il file XML supera i 5 MB o contiene più di 10 fatture.
- Formato non corretto: Verrà mostrato un errore se il file caricato non ha un’estensione valida (xml, p7m, zip).
- Data documento: Un errore sarà segnalato se la data del documento è successiva alla data di adesione o aggiornamento dell’accordo di servizio.
- Archivio scartato: Se un file in un archivio di fatture viene scartato, tutto l’archivio verrà rifiutato.
Revoca del servizio
Per interrompere il servizio, vai nella sezione “Gestione dell’accordo di servizio” e clicca su “Revoca”. Questo sospenderà la conservazione automatica delle fatture elettroniche.
Questa guida fornisce una panoramica delle procedure per la conservazione a norma. Per ulteriori dettagli, consulta il portale Fatture e Corrispettivi.