La piattaforma offre tante funzionalità interconnesse tra loro, utilizzarla solamente per inviare le fatture al STS, oppure solo per gestire le agende degli appuntamenti, significa lasciare a terze parti una parte fondamentale e integrante del proprio lavoro.
Ipotizziamo un normalissimo flusso di lavoro di uno studio specialistico o di un libero professionista, potrebbe essere riassunto in queste fasi:
Fissare un appuntamento
Prendere un appuntamento potrebbe essere un’operazione banalissima, ma nasconde alcune insidie da non sottovalutare; non sappiamo quando il paziente possa contattarci, potremmo essere fuori sede, addirittura in vacanza, avremo quindi necessità di sapere i nostri impegni anche a lungo termine. Ma non solo, il paziente che ci sta contattando è già stato presso la nostra struttura? O è un potenziale nuovo cliente? Posso fissare un appuntamento direttamente al telefono oppure devo sapere qualcosa in più sulla persona che mi sta contattando?
Una operazione che per molti può sembrare banale, in base ai tempi e alle modalità potrebbe rivelarsi complicata, immaginiamo poi uno studio con diversi specialisti.
Ma superate tutte le difficoltà, magari proprio grazie a BeebeeDoc, chiediamo le generalità della persona e fissiamo l’appuntamento con il paziente per la settimana prossima, nel proseguo del nostro esempio chiameremo questa persona “Pinco Pallino”. Speriamo che se ne ricordi, al telefono non ho potuto lasciargli nessun bigliettino di promemoria!
Accoglienza del paziente in studio
La settimana è trascorsa velocemente e in sala d’attesa è arrivato il nostro nuovo paziente: “Pinco Pallino”. E’ la prima volta che viene nel nostro studio, dovremo fargli firmare tutti i moduli privacy, il consenso informato sul trattamento dei dati e se la nostra professione lo prevede anche il consenso al trattamento.
Tutta questa parte burocratica può essere noiosa e anche discretamente lunga tanto da far perdere anche una decina di minuti. Il paziente dovrà compilare i moduli, dovrebbe leggerli anche se spesso si preferisce firmare sulla fiducia e poi dovremo raccogliere i moduli firmati e riporli in un armadio per almeno 5 anni. Intanto dell’appuntamento di 1 ora quasi metà del tempo è andato in fumo.
Valutazione e trattamento
Finalmente “Pinco Pallino” può spiegarci la motivazione che lo ha portato a rivolgersi a noi, e nel poco tempo che ci rimane in questa prima visita potremo esercitare al meglio la nostra professione trattando il paziente, consultandolo e visitandolo. Ma la cartella clinica e le informazioni che ci ha fornito dove le annotiamo? Su fogli sparsi, su documenti catalogati su un Drive? Ma siamo sicuri che tutte queste informazioni siano protette a sufficienza e rispettino i canoni di riservatezza richiesti per i dati sensibili sanitari? E soprattutto, nel punto precedente abbiamo informato il paziente di come i suoi dati vengono trattati, salvati, custoditi? Forse onde evitare grane meglio non scrivere nulla da nessuna parte, la prossima volta che viene faremo finta di non ricordarci e ci faremo raccontare di nuovo tutta la sua storia.
Fattura e pagamento
La seduta è terminata e “Pinco Pallino” vuole saldare con Bancomat, richiede la fattura e non si oppone all’invio della stessa al Sistema TS. Emettiamo fattura, siamo inquadrati come Regime Forfettario, ma cosa significa? Cosa dobbiamo impostare come Iva, non abbiamo Iva? E l’esenzione come la scriviamo sulla fattura? Magari siamo anche iscritti a una cassa di previdenza, come dobbiamo inserirla? Andiamo a recuperare tutti i dati del paziente e finalmente emettiamo la fattura, per farlo usiamo un classico programma di fatturazione, stampiamo il pdf e lo consegnamo al paziente; importo 80,00 euro, caspita allora dobbiamo aggiungere i 2 euro del bollo, e apporre la marca da bollo sulla fattura! Fatto, incassato 82,00 euro.
Invio al Sistema TS delle fatture
Sono passate circa 3 settimane dal primo appuntamento di “Pinco Pallino” e nel frattempo è tornato altre due volte, e sono state emesse altrettante fatture. Ora però domani scade il termine per l’invio delle fatture del semestre al STS, dobbiamo caricare a mano circa 55 fatture? Chiamiamo il commercialista magari può farlo lui, certo ci costerà qualcosa ma almeno non dovremo farlo noi perdendo una serata intera.
BeebeeDoc
Questo iter poi si ripete all’infinito, la prassi è comune, e a meno di qualche modifica sporadico, le operazioni che effettueremo saranno sempre queste. Prendere appuntamenti, registrare i pazienti e richiedere tutti i consensi, refertare e valutare le cartelle cliniche, emettere fattura o ricevuta, incassare e inviare i documenti fiscali all’agenzia delle entrate tramite i canali di STS o SDI in base alla tipologia di servizio fatturato.
BeebeeDoc fa esattamente questo, in pochi semplici passaggi, definendo un flusso di lavoro standardizzato e sicuro.
Vi permette di avere accesso a tutti i vostri dati in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, vi basterà connettervi alla piattaforma e sarà tutto a vostra disposizione. Faciliterà tutte quelle operazioni noiose e ripetitive.
Ognuno di questi passaggi inoltre viene integrato e affiancato da tanti altri piccoli servizi connessi che rendono il risultato finale eccellente, non solo per lo specialista, ma anche per i pazienti che ne usufruiscono.
Servizi di notifiche automatiche, invio massivo delle fatture al STS, sistema di firma elettronica digitale eliminando la carta, compilazione smart delle cartelle cliniche, salvataggio dei dati e sicurezza dell’infrastruttura a norma GDPR sono solo alcuni degli esempi delle funzionalità attive in BeebeeDoc.
Tutte le informazioni e i dati fanno comunque parte di diverse entità che possono essere così sintetizzate e rappresentate:
- Pazienti
- Moduli privacy e consensi
- Schede cliniche
- Appuntamenti
- Documenti fiscali
Il segreto per un lavoro ottimale è fare in modo che tutte queste entità cooperino e siano interconnesse nel modo migliore. BeebeeDoc cerca di fare proprio questo, interconnettere ognuna di queste entità con le altre, in modo da rendere il flusso di lavoro il più snello e lineare possibile.