Andiamo quindi a vedere nello specifico il flusso di lavoro ottimale che interconnette tutte le entità in gioco e permette di effettuare tutti i tipi di analisi a posteriori.
In questa guida illustriamo quindi l’iter che riteniamo migliore e più completo, che permette di incastrare al meglio tutte le informazioni e ricavarne infine i giusti report.
Registrare l’anagrafica del paziente
Il punto di partenza è inserire nel gestionale tutti i dati del paziente che possono interessare. Andremo quindi a richiedere i classici dati anagrafici come cognome e nome, la data e il luogo di nascita, l’indirizzo di residenza e il codice fiscale, una buona prassi può essere quella di registrare anche un indirizzo mail e un numero di telefono o cellulare per le comunicazioni di servizio. Possono esserci diverse facilitazioni per fare questa operazione:
- Lettore di Tessera Sanitaria: potete dotarvi di un lettore di Tessera sanitaria che compilerà i dati obbligatori in autonomia senza errori
- Registrazione da tablet: potete dotare la vostra sala d’ingresso di un tablet in cui il paziente stesso inserisce i suoi dati e si registra in anagrafica
- Booking: se permettete ai pazienti di registrarsi comodamente da casa vi rilasceranno i loro dati e accetteranno la privacy
Moduli privacy e consensi
Il paziente è ufficialmente registrato, il secondo passo è assicurarci che sia in regola con tutta la modulistica privacy e consensi. Dovremo quindi fargli firmare inizialmente il modulo della privacy, nel caso non si sia registrato da tablet o da booking, in quel caso ne avrebbe già preso visione e l’accettazione risulterebbe già in piattaforma.
Successivamente in base alla vostra attività potrebbe essere necessario richiedere ulteriori consensi e firme: interventi, manipolazioni, utilizzo di apparecchiature, ecc.
Anche in questo processo BeebeeDoc mette a disposizione delle facilitazioni che possono risultare molto utili, dimenticate la classica prassi per cui consegnate al paziente una decina di fogli da compilare in cui dovrà scrivere almeno 5 volte tutti i suoi dati ogni volta da capo. Create in BeebeeDoc i moduli precompilati e scegliete una delle strade che vi proponiamo:
- Continua a stampare i moduli su carta ma già compilati: lascia al paziente il modulo con già tutti i suoi dati; dovrà solamente crocettare le spunte dei consensi e firmare ove indicato
- Utilizza uno strumento di firma elettronica per eliminare definitivamente la carta: fai firmare i tuoi pazienti su un comodo tablet grazie alle FEA, oppure invia i documenti via mail e permetti loro di firmare direttamente da casa grazie alla firma OTP.
Se scegli di far firmare elettronicamente i moduli, potrai sempre recuperarli dal gestionale all’interno della scheda del paziente.
Prendi un appuntamento
Questo in realtà potrebbe essere il primo passaggio da affrontare, è possibile che un nuovo paziente come prima cosa telefoni al nostro studio per prenotare un appuntamento, ma difficilmente al telefono gli chiederemo tutte le informazioni anagrafiche, occuperemo l’agenda dello specialista, e poi registreremo il paziente una volta che si presenterà nel giorno prefissato.
BeebeeDoc all’interno di un appuntamento può contenere diverse informazioni utili:
- paziente
- specialista
- trattamento
- stanza
- elettromedicale
- data e orario
- prezzo
per il gestionale nessuna di queste informazioni è obbligatoria tranne ovviamente date e orario, le altre sono a tutti gli effetti di contorno, da utilizzare nel caso in cui la vostra realtà lavorativa lo preveda. Per esempio se sono un libero professionista che lavora da solo forse non ha senso segnare lo specialista negli appuntamenti, sarò sicuramente io. Come ugualmente nel caso in cui il mio studio sia un’unica stanza, l’utilizzo e l’indicazione della stanza non risulta utile nel mio caso.
Il trattamento e il prezzo risultano molto utili invece per tenere i conteggi e facilitare la parte di fatturazione o di compensi degli specialisti. Inoltre se il trattamento fosse stato vincolato a un prezzo, a una stanza e a un elettromedicale, inserendo il trattamento stesso in appuntamento automaticamente sarebbero compilati i relativi campi collegati impedendo errori e velocizzando il flusso.
Valuta e tratta il paziente
La parte di cartelle cliniche è sicuramente la parte più personalizzata; è importante costruire al meglio le proprie schede in modo da non doverle modificare troppo nel tempo. Utilizzare campi come elenchi a discesa o slide velocizzerà la compilazione nel caso in cui lavoriate con un tablet o uno smartphone.
Per questa parte non vi è un vero e proprio iter che risulta essere migliore di altri, è lasciata a voi la scelta di come operare al meglio in base anche alle vostre abitudini.
Emettere un documento fiscale
La scelta di come emettere la fattura (o ricevuta) tramite BeebeeDoc può comportare differenze a livello di conteggi e analisi successive.
Il caso più comune è fatturare il singolo appuntamento di volta in volta, per farlo è sufficiente direttamente dal calendario, aprire l’appuntamento e cliccare su GENERA FATTURA, in questo modo saranno presi tutti i dati del paziente, dell’appuntamento e quindi se li abbiamo inseriti anche il prezzo e il trattamento, oltre allo specialista, e la fattura sarà già praticamente completa in ogni sua parte (che potremo modificare laddove necessario).
Se invece dovessimo fatturare più appuntamenti contemporaneamente come si può procedere? Il modo migliore è sicuramente dalla scheda del paziente, alla voce CONTO; da un lato avrete l’elenco delle fatture emesse al paziente, e su APPUNTAMENTI DA FATTURARE la lista di tutti gli appuntamenti ancora non fatturati, da qui si possono selezionare ed emettere la fattura in base scegliendo tra:
- Linea singola: tutti gli appuntamenti confluiscono in un’unica riga di fattura (perdita di informazioni)
- Linee multiple: ogni appuntamento corrisponde a una riga in fattura (nessuna perdita di informazioni)
- Raggruppa per Trattamento: ogni riga di fattura conterrà tutti gli appuntamenti di un determinato trattamento
- Raggruppa per Specialista: ogni riga di fattura conterrà tutti gli appuntamenti di un determinato specialista
Perché la scelta di come inserire gli appuntamenti in fattura può essere importante? Sostanzialmente per i compensi degli specialisti che vedremo in questa guida.
Registrare il pagamento
Anche in questo caso il nostro consiglio è di emettere prima il documento fiscale e andare a registrare il pagamento direttamente dalla scheda relativa. Nulla vieta però di pagare i singoli appuntamenti e poi generare la fattura, che risulterà già saldata o parzialmente pagata in base ai pagamenti precedentemente registrati.
La registrazione del pagamento è fondamentale per inviare le fatture/ricevute al Sistema TS, non sarà sufficiente quindi segnare i documenti fiscali come PAGATO, ma è indispensabile registrare il relativo pagamento con indicazione di data e metodo di pagamento.
Questi sono solo piccoli accorgimenti che se seguiti potranno facilitare il flusso di lavoro all’interno di BeebeeDoc. Ma nulla vieta di trovare la propria strada in base alle proprie esigenze, personalizzando il flusso di lavoro e adattando la piattaforma al vostro studio.