Nello sviluppo della piattaforma non ci siamo limitati a includere funzionalità e scrivere codice, per forza di cose abbiamo dovuto confrontarci con realtà esistenti e flussi di lavoro obbligati, cercando di riportarli poi all’interno di BeebeeDoc.
Il risultato ottenuto cerca di accompagnare lo specialista o la struttura in tutte le sue fasi: catalogazione pazienti, refertazione, agenda appuntamenti, contabilità e amministrazione, privacy e modulistica. Ognuno di questi punti viene affrontato e sviluppato in tutti i suoi rami esecutivi, dando al cliente l’opportunità di gestire tutto il suo lavoro grazie ad un unico strumento.
L’idea di base è stata quella di accentrare tutte le funzionalità necessarie all’interno di BeebeeDoc, cercando di renderlo il più semplice e intuitivo possibile, e garantendo sempre un livello massimo di operatività e offrendo i più alti standard di sicurezza.
Vorrei in questa guida fare alcuni esempi reali di casistiche in cui ci siamo imbattuti e che ancora oggi ci capita di affrontare, che delineano soprattutto:
- Metodi di lavoro errati ma diventati ormai abitudini
- Ignoranza in alcune materie specifiche quali soprattutto questioni burocratiche come la privacy, i consensi informati e la parte “fiscale”
- Superficialità su aspetti che riguardano la propria attività
Ecco quindi che durante lo sviluppo della piattaforma non ci siamo limitati a offrire le funzionalità necessarie, ma abbiamo voluto concentrare le nostre forze soprattutto nel fornire uno strumento che non permettesse di sbagliare, che potesse guidare il cliente in tutti quei passaggi che spesso sono noiosi e laboriosi, e per cui molti ancora si affidano a terze parti.
Errori da non sottovalutare
“Vorrei eliminare la carta dal mio studio, troppi fogli inutili con moduli firmati 5 anni fa e quindi ho deciso di far firmare tutti i moduli al paziente, poi faccio una foto ai moduli firmati con il telefono e la salvo sul Drive, una volta scansionati posso buttare via il cartaceo tanto ho tutto lì a costo zero, e addio carta!”
“Le fatture al Sistema TS? Sì è vero emetto circa un centinaio di fatture al mese e iniziava a diventare faticoso perdere tempo a caricarle manualmente, quindi ora ho delegato tutto al mio commercialista, certo mi chiede circa 0,50 euro a fattura ma almeno non perdo giornate a caricarle io manualmente.”
“Purtroppo vado molto a memoria, durante la seduta dei trattamenti non ho il tempo materiale per descrivere le problematiche del paziente o prendere appunti, quindi cerco nei tempi morti o ogni sera dopo il lavoro di fare un riassunto della giornata, ma spesso è difficile ricordare tutto di tutti. Non ho quindi uno storico pregresso dei miei pazienti, se spesso se tornano dopo più di un anno non ricordo le motivazioni per cui si erano rivolti a me in passato.”
“Per gli appuntamenti ho la mia bella agenda cartacea, certo devo averla sempre con me e a volte non è cosi comodo, infatti se mi chiamano che non è con me uso Calendar sul telefono, poi però devo ricordarmi di riportare tutto sull’agenda. Nonostante tutto sono ancora tanti i pazienti che poi non si presentano perchè si sono dimenticati dell’appuntamento preso.”
“Nella nostra struttura siamo in 5 specialisti, più una segretaria. L’agenda è gestita su un fogli Excel condiviso tra tutti. Le fatture invece le facciamo con Word. Ogni specialista si occupa della sua parte clinica, alcuni sul cartaceo come la psicologa, altri su programmi installati sui loro computer. Certo quando un paziente passa da uno specialista all’altro non è mai così facile recuperare le informazioni. Ma d’altronde dobbiamo contenere i costi!”
Questi sono solo alcuni esempi di problematiche affrontate nel modo sbagliato, ma la lista potrebbe essere molto più lunga. Sarebbe un po’ troppo semplicistico definire la causa di tutto ciò alla mancanza di tempo, all’ignoranza in determinati aspetti burocratici e legislativi, o a una buona dose di superficialità su aspetti che purtroppo sono tutto tranne che superficiali.
Perciò ci è sembrato quasi ovvio porre questa domanda: ma se esistesse uno strumento in grado di svolgere queste operazioni, e di farlo anche nel modo corretto, evitando il più possibile errori e rendendovi più responsabili su alcuni aspetti e tematiche che non riguardano principalmente la vostra professione ma di cui per forza di cose dovete essere a conoscenza?
Uno strumento sempre a portata di mano, con tutte le informazioni necessarie reperibili in pochi clic, ad un costo relativamente sostenuto, con un team di supporto alle spalle non solo per la parte tecnica ma anche per la parte burocratica. Ecco, questo è stato il focus principale, l’obiettivo finale, e pensiamo proprio di averlo raggiunto.