Beebeeboard dedica un’intera area alla compilazione e firma dei moduli privacy e consensi. Essendo un argomento molto delicato permette diversi livelli di utilizzo delle risorse che possono portare a risultati diversi ma sempre con il massimo valore legale.
In questa guida vogliamo illustrare le modalità con cui Beebeeboard può gestire l’argomento privacy e consensi, dalla classica firma cartacea alla Firma Elettronica Avanzata, non illustreremo le modalità con cui configurare ogni passaggio, che lasciamo alle guide successive.
Prima di illustrare le metodologie di utilizzo ci teniamo però a spiegare bene la terminologia che andremo a utilizzare da qui in avanti:
- Modulo: con modulo si intende un documento che deve essere firmato e accettato da un cliente, il classico foglio di carta che il cliente firma (privacy, consenso informato, contratto di acquisto…)
- Consensi: con consenso intendiamo tutte le conferme necessarie che il cliente deve esplicitamente accettare o non accettare all’interno di un modulo
- Firma: lo spazio vero e proprio all’interno di un modulo in cui l’utente dovrà apporre la firma
Da questa terminologia si intuisce che le possibilità sono potenzialmente infinite, ma riconducibili a questa sintesi:
- Possono essere presenti 1 o più moduli
- Ogni modulo può contenere al suo interno da nessuna a un numero definito di richieste di consensi
- Ogni modulo può richiedere al suo interno nessuna o un numero definito di firme anche di diversi utenti
Prendiamo ora un esempio concreto e vediamo come Beebeeboard è in grado di gestire il flusso di lavoro riguardante la raccolta di informazioni. Questo è un possibile modulo “anonimo” di consenso al trattamento dei dati e prestazione sanitaria di un poliambulatorio medico
Un classico modulo che il paziente compilerà una volta arrivato in studio con i suoi dati anagrafici, le relative spunte di consenso laddove richieste e la firma finale.
Nel nostro esempio il paziente compila il modulo spuntando ovviamente le seguenti voci:
- Dichiaro di NON essere portatore di Peacemaker
- Dichiaro di NON essere in gravidanza
- Dichiaro di NON essere affetto da eventuali processi neoplastici in atto
- Autorizzo la trasmissione dei miei dati al STS
- Autorizzo lo studio ad inviare al mio indirizzo di posta elettronica newsletter
e invece decide di NON spuntare le seguenti voci
- Autorizzo lo studio a conservare i miei dati legati a particolari categorie di dati al fine di conservare la cartella sanitaria
- Autorizzo lo studio ad effettuare foto e riprese video al fine di monitorare lo stato di miglioramento delle mie condizioni
Come può aiutarvi Beebeeboard a digitalizzare e velocizzare tutto questo processo di firma mantenendo però il valore legale della firma?
Firma cartacea e utilizzo delle spunte di consenso
Il primo metodo di utilizzo è anche il più banale e quello che sfrutta meno le potenzialità della piattaforma. In sostanza si tratta di andare a seguire questo iter:
- Far firmare il modulo al paziente
- Compilare manualmente le spunte di consenso nella relativa scheda anagrafica
- Archiviare il documento cartaceo firmato in un armadio sicuro e a norma privacy
In pratica si tratta solamente di continuare a utilizzare il vecchio metodo cartaceo, perdere tempo a far compilare il modulo con tutti i dati anagrafici al cliente, e poi riportare le caselle di spunta flaggate nel gestionale per poter sapere cosa è stato accettato e cosa no.
Questa soluzione può essere utilizzabile per liberi professionisti che hanno relativamente pochi documenti da far firmare ai propri clienti, ma che voglio poter segmentare la clientela in base alle caselle di spunta accettate (campagne marketing, problemi di salute…)
Andiamo quindi nella scheda del paziente, clicchiamo sulla barra dei consensi e spuntiamo di verde i consensi accettati, e di rosso quelli NON accettati, ottenendo il seguente risultato final
Firma cartacea con autocompilazione dei dati del cliente
Caricando in Beebeeboard il modulo, avremo la possibilità dalla scheda del cliente, di mandare in firma il documento già compilato di tutti i suoi dati anagrafici presenti in piattaforma. Vedremo nelle prossime guide come caricare il modulo e permettere a Beebeeboard di autocompilarlo, qui ci preme illustrarvi il risultato che potete ottenere. Dalla scheda del paziente clicchiamo sulla barra di Privacy & Consensi e selezioniamo il modulo che vogliamo far firmare, poi clicchiamo su STAMPA e stampiamolo cartaceo, il cliente lo firmerà e ripeteremo i passi del punto precedente (andando quindi a compilare manualmente le spunte di consensi).
Il modulo che stamperemo sarà il seguente, già compilato nelle parti di anagrafica
Questo processo rispetto al precedente permette di guadagnare il tempo di compilazione dei dati del cliente, ma ancora non sfrutta le grandi potenzialità della piattaforma.
Firma Elettronica Avanzata (FEA)
Rappresenta sicuramente il massimo grado di utilizzo di Beebeeboard per quanto riguarda la gestione dei moduli e consensi. Permette di eliminare completamente la carta dal processo lavorativo mantenendo il valore legale della firma.
Diremo qui giusto poche righe riguardo il procedimento in quanto potete trovare un’intera sezione dedicata alla FEA nelle guide: Firma Elettronica Avanzata (FEA)
Dalla scheda del cliente potrete mandare in firma su un tablet il documento, il cliente dal tablet spunterà i consensi richiesti, e procederà alle firme necessarie. Il documento così firmato genererà un PDF che automaticamente sarà caricato in piattaforma nella sua scheda personale e potrà essere scaricato o inviato via mail al cliente.
Il processo tramite FEA si basa su un’applicazione gratuita sviluppata sempre dal team di Beebeeboard e scaricabile direttamente dagli store Android e iOS.
Firma One Time Password (OTP)
L’ultima tipologia di firma elettronica che Beebeeboard mette a disposizione è la firma OTP. Anche in questo caso abbiamo dedicato una intera sezione di guide che vi invitiamo a consultare per ottenere tutte le informazioni riguardanti la firma OTP: Firma One Time Password (OTP).
Il procedimento è analogo, nel risultato e nella modalità di esecuzione, alla FEA; la differenza è data ovviamente dal fatto che il cliente ha la possibilità di non essere presente fisicamente sul posto per firmare. Il cliente riceve una mail con il documento da firmare, dalla mail seguendo le istruzioni visualizza il documento, compila le spunte di consensi e firma attraverso un codice inviato via SMS.
Anche in questo caso il procedimento permette di eliminare completamente la carta, e di ottenere come risultato dei file elettronicamente firmati a norma di legge salvati direttamente nella scheda del cliente in Beebeeboard.
A questo punto viene da chiedersi quale sia la strada migliore da seguire. La risposta non è banale ma come in molti casi è la seguente: dipende. Dipende dalla realtà in cui questo processo di firma deve essere utilizzato, dalla mole di documenti e firme che dovrete ottenere, dai costi che siete disposti a sostenere e dai rischi che siete disposti a correre.
Tutte le soluzioni qui proposte sono valide, funzionanti e perfettamente a norma di legge, ma prevedono una conoscenza da parte dell’utente di tutto il procedimento, degli obblighi e dei doveri a cui bisogna far fronte quando si parla di privacy e consensi dei clienti, soprattutto in ambito sanitario considerato i dati che vengono trattati.