5 modi in cui il software in cloud semplifica il lavoro

Come può un software in cloud semplificarti il lavoro

Il software in cloud è un programma che non risiede fisicamente sul tuo computer ma come come suggerisce il nome non dipende da supporti fisici locali. Ad esempio quando accedi ad un social network, leggi una email o controlli il tuo estratto conto stai usando un software in cloud. Essendo gestiti completamente online, i tuoi dati sono sempre disponibili da qualunque dispositivo migliorando notevolmente la produttività e la comunicazione aziendale.

Vediamo quali sono i 5 modi in cui il cloud può aiutarti nella tua attività

1. Registra velocemente qualsiasi informazione

Ti sarà sicuramente capitato di di fare un acquisto e lasciare la ricevuta nel cassetto portaoggetti della tua macchina con la promessa di registrarlo quando arrivi in ufficio. Ma quanti di questi scontrini andranno effettivamente sulla dichiarazione dei redditi a fine anno? A meno di non registrare le spese al momento in cui si verificano è facile perdere scontrini o dimenticarsi di registrarli a fine mese.

2. Puoi lavorare dove vuoi

Perché hai deciso di intraprendere un’attività autonoma? Il più delle volte la risposta è per avere libertà e flessibilità sul tuo lavoro. Questo potrebbe significare prendersi una settimana di lavoro al mare o semplicemente non essere vincolato ogni giorno ad andare in ufficio.

Con un software installato in locale diventa molto difficile gestire la tua attività mentre sei fuori sede. Immagina di dover recupera un preventivo o una fattura mentre stai andando da un cliente o di fissare un appuntamento mentre sei in macchina.

Con un software in cloud hai sempre accesso a tutte le tue informazioni ovunque tu sia e in qualsiasi momento.

3. Gli aggiornamenti software sono a carico nostro

Il vecchio modo di lavorare consisteva nell’acquisto di costose licenze software e l’installazione dei programmi sul proprio computer. Ogni volta che veniva rilasciata una nuova versione si doveva scegliere: continuare ad usare la vecchia versione del programma col rischio che diventi obsoleta oppure correre il rischio di fare l’aggiornamento sostenendo tutti i costi ad esso connessi.

In aggiunta se l’azienda dispone di più postazioni l’aggiornamento doveva essere fatto su tutte contemporaneamente, portando alle volte la momentanea interruzione del lavoro da parte di tutti i dipendenti.

I software in cloud hanno veramente semplificato, anzi eliminato, i problemi relativi agli aggiornamenti. Infatti, non è più necessario preoccuparsi dell’installazione del software, dell’aggiornamento alle nuove versioni e dei backup dei dati. Tutto quello che devi fare è accedere al software tramite un browser web. Sarà compito del fornitore del software prendersi cura dei tuoi dati garantendoti l’accesso, occupandosi di effettuare i backup e gestire al meglio la sicurezza dell’infrastruttura. Non dovrai più avere un consulente informatico che ti segua e non dovrai più sostenere ingenti investimenti iniziali.

4. Puoi collegare i programmi e le app che usi quotidianamente

Probabilmente utilizzi diversi programmi nel tuo lavoro quotidiano. Questo dovuto al fatto che ci sono ottime app che soddisfano le tue richieste e si completano a vicenda. Integrare tutte le app può sicuramente farti risparmiare molto tempo in quanto i dati verranno trasferiti in automatico da un’applicazione all’altra.

Senza una integrazione dovresti ricordanti di accedere ad ogni programma e se necessario copiare i dati che ti servono da un software all’altro correndo il rischio di sbagliare a trascrivere le informazioni ma soprattutto perdendo molto tempo che potrebbe essere utilizzato diversamente.

Ad esempio immagina di prendere gli appuntamenti con Google Calendar quando sei fuori ufficio. Integrando i programmi, quando ritorni in ufficio, puoi trovarti i tuoi nuovi appuntamenti già dentro l’agenda di Beebeeboard. Stesso ragionamento possiamo farlo ad esempio con i pagamenti online. Integrando un pos viruale ogni volta che un tuo cliente ti paga potrai automatizzare il processo di contabilità ed emettere in automatico fattura.

5. Puoi collaborare facilmente con colleghi e clienti

Molte volte quando si deve comunicazioni tra colleghi o clienti ci si trova ad inviare un numero elevato di email o di dover effettuare chiamate in continuazione. Tutte queste forme di collaborazione possono causare rallentamenti e complicazioni nella comunicazione. Utilizzando un software in cloud potrai lavorare in tempo reale coi tuoi colleghi o clienti sugli stessi documenti, condividendo istantaneamente modifiche, commenti o problematiche con tutte le persone.

Ogni software in cloud ben strutturato ti permette la gestione dei ruoli per ogni persona che ne fa accesso. Questo ti permette di scegliere cosa far vedere alle persone che accedono. Un esempio pratico è la collaborazione fra colleghi su un progetto di un cliente. In questo caso si dovranno necessariamente limitare il numero di informazioni visibili al cliente mentre dovremo permettere ai nostri colleghi di poter modificare solo alcune parti del progetto a lui assegnate.

Un’altro esempio di collaborazione possibile grazie ad un software in cloud è permettere l’accesso alla propria contabilità direttamente al commercialista.