Come abbandonare la carta

Come può la tua attività abbandonare la carta?

Quanta carta utilizzi ancora nella tua attività ogni giorno? Fatture e bollettini postali? Hai l’abitudine di stampare documenti importanti e di archiviarli manualmente? La tua scrivania è seppellita dalla posta? Stampi report e presentazioni e ci fai annotazioni sopra a penna?

Ecco come e perché puoi diventare più ecosostenibile ridimensionando il consumo di carta.

Perché limitare la carta?

Motivo principale, che a noi sta particolarmente a cuore, è quello di preservare le foreste e combattere il cambiamento climatico. Questi sono chiaramente i principali vantaggi di ridurre o eliminare totalmente l’uso della carta nella tua azienda.

Ma vogliamo darti altri sei validi motivi per stampare un po’ meno:

1. Risparmiare tempo: Le copie cartacee di qualsiasi documento richiedono una gestione e una manutenzione. Prova a pensare quanto tempo impieghi per trasferire modifiche che hai fatto su un documento cartaceo da un file elettronico. Se si conservano documenti cartacei, l’archiviazione e la ricerca di informazione può richiedere molto più tempo e sforzi di quanto si immagini.
2. Ridurre il disordine e risparmiare spazio: Immagina il tuo ufficio senza lo schedario e i faldoni di documenti. Per non parlare di tutti quei mucchi di carta sulla tua scrivania… Fai un restyling e trasforma lo spazio utilizzato dalla carta con qualcosa di bello, come una pianta, o qualcosa di più utile, come una tazza di caffè.
3. Risparmiare soldi: La carta può costare solo qualche centesimo per foglio, ma tutto quello che gli sta intorno costa sicuramente molto di più. Una stampante di buona qualità, cartucce d’inchiostro e contenitori per la conservazione come schedari e scatole d’archivio possono arrivare a costare centinaia di euro all’anno. E se stai ancora inviando fatture per posta sono tutti costi che devi sostenere.
4. Essere più agili: Nel mondo di oggi non puoi permetterti di dire a un cliente che la sua pratica si trova in ufficio. Per definizione ogni persona che gestisce una attività è multi-tasking. Devi essere in grado di rispondere a un’email, cercare un documento e inviare una fattura in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Se ti affidi alla carta tutto questo diventa molto più oneroso.
5. Sicurezza: Se i tuoi documenti importanti sono cartacei e il tuo ufficio subisce una catastrofe come un incendio, un’inondazione o un furto cosa potrebbe succedere? Uno dei principali motivi per cui molte aziende si rivolgono a soluzioni basate su cloud è proprio la sicurezza. Tutto, dalla contabilità ai lavori per i clienti, può essere crittografato per garantirne la sicurezza e deve essere eseguito un backup regolare in modo da rendere i documenti virtualmente validi e molto più sicuri della carta.
6. Offri un servizio migliore ai clienti: Quando le tue operazioni sono digitali hai accesso immediato a tutto. Dalla contabilità alla gestione dei progetti, puoi tenere traccia di tutte le comunicazioni fatte coi clienti in modo da avere subito sotto mano la risposta che ti serve.

Come passare al digitale?

Ecco alcuni consigli che ti possono essere utili per abbandonare la carta e digitalizzare al meglio la tua attività

Digitalizza i tuoi documenti

Se hai un’attività da più di qualche anno avrai sicuramente accumulato una quantità di carta esorbitante. Metti da parte un giorno o due per riprenderli in mano ed esaminarli attentamente. Effettua una scansione o semplicemente scatta una foto di quelli che desideri mantenere in modo da averne una copia digitale. Quindi senza paura, distruggi i documenti che non desideri tenere soprattutto quelli contenenti dati sensibili.

Crea il tuo archivio

Prenditi del tempo per pensare a come archiviare i file in modo intelligente e utile per poterli ritrovare in modo intuitivo. È possibile organizzare le cartelle, ad esempio, per cliente o per progetto, con sottocartelle per progetto o data. Cerca di essere coerente e scrupoloso quando organizzi il tuo sistema di archiviazione.

Usa applicazioni in cloud

Dalla contabilità alla gestione dei progetti non c’è niente di più conveniente che un software basato su cloud. I tuoi dati non sono solo al sicuro, ma ti sarò garantito anche l’accesso da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi luogo in cui ti trovi.