La fatturazione elettronica poliambulatori è ormai un elemento imprescindibile della gestione amministrativa delle strutture sanitarie private. L’obbligo di emettere fatture digitali, l’interfaccia con il Sistema di Interscambio (SdI) e la trasmissione dei dati al Sistema Tessera Sanitaria (TS) creano una serie di interrogativi. In questo articolo raccogliamo le 10 domande più frequenti per aiutare clinici e amministratori a navigare tra norme, strumenti software e buone pratiche.
1. I poliambulatori possono emettere fatture elettroniche verso i pazienti?
Dal 1 gennaio 2019 la fattura elettronica è obbligatoria per tutti i soggetti. Tuttavia, ai sensi del D.L. 202/2024 (Decreto Milleproroghe), le fatture emesse da operatori sanitari ai pazienti fisici rimangono esentate: devono essere cartacee o elettroniche non in transito tramite lo SdI. L’eccezione vale per l’intero 2025, con la possibilità di optare per la modalità cartacea. Se la prestazione è rivolta a un soggetto giuridico, l’obbligo è in vigore.
2. Perché i pazienti non ricevono una fattura elettronica?
Il Garante della Privacy ha sottolineato che le fatture elettroniche includono informazioni sensibili (tipo di visita, farmaci prescritti, ecc.) non necessarie per fini fiscali. Trasmettere questi dati tramite il SdI potrebbe violare il GDPR e il Codice della Privacy. Per questa ragione, l’Agenzia delle Entrate sta studiando soluzioni che garantiscano la tutela dei pazienti. Fino a quando non emergeranno nuove normative, le fatture sanitarie rimangono cartacee.
3. Quando diventa obbligatoria la fatturazione elettronica per i poliambulatori?
L’obbligo è attivo per tutte le fatture B2B (ad aziende, professionisti) e per le fatture PA (prestazioni alla Pubblica Amministrazione). Per le fatture B2C verso i pazienti, l’obbligo non è ancora in vigore. L’unica eccezione è l’operatore sanitario che può emettere fattura elettronica verso soggetti non fisi (es. enti pubblici o privati).
4. Come si integra il software gestionale con lo SdI?
La maggior parte dei software gestionali per poliambulatori dispone di un modulo dedicato. Generano automaticamente il file XML conforme allo standard XML del Sistema di Interscambio, lo inviano al SdI e gestiscono la risposta (ricevuta, errore). È possibile monitorare lo stato tramite una dashboard interna.
5. Come si inviano i dati al Sistema Tessera Sanitaria?
Il Sistema TS è utilizzato per trasmettere i dati delle prestazioni sanitarie ai fini delle detrazioni fiscali (modello 730). I poliambulatori devono integrare un modulo TS che esporta i file XML in formato previsto dal Ministero delle Entrate. L’invio avviene solitamente una volta al mese, con eventuali errori gestiti tramite notifica di errore.
6. Quali soggetti sono obbligati all’invio dei dati TS?
Oltre ai poliambulatori, sono obbligati: medici di base, medici specializzati, dentisti, fisioterapisti, psicologi. In pratica, chi fornisce prestazioni sanitarie e emette fattura cartacea ai pazienti deve inviare i dati al TS. L’obbligo è obbligatorio per le prestazioni eseguite in regime SSN e per le prestazioni a pagamento con rimborsi.
7. Sono previste sanzioni per l’omesso invio dei dati TS?
Sì. L’Autorità Garante della Privacy e l’Agenzia delle Entrate possono sanzionare con multe fino al 2% del fatturato. L’adempimento è obbligatorio entro il 15 del mese successivo alla prestazione. Una non conformità può comportare l’esclusione dal regime agevolato di detrazione.
8. Come si conserva la fattura elettronica?
La normativa prevede la conservazione sostitutiva. Il file XML deve essere archiviato in formato elettronico, con firma digitale, per 10 anni. Il software gestionale fornisce un servizio di backup e firma digitale integrata, garantendo la validità legale senza costi aggiuntivi.
9. Posso emettere fattura elettronica per prestazioni non sanitarie?
Sì. Se la prestazione è di natura commerciale (es. vendita di dispositivi medici, spese di laboratorio non sanitarie) verso aziende o professionisti, la fattura deve essere elettronica. La distinzione è fondamentale: solo le prestazioni sanitarie verso pazienti fisici sono esentate.
10. Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica per i poliambulatori?
Oltre alla conformità normativa, i benefici includono: riduzione dei costi di stampa e spedizione, gestione rapida e automatizzata delle fatture, tracciabilità completa, integrazione con contabilità e commercialista, riduzione degli errori di compilazione, ottimizzazione del flusso di cassa.
FAQ – Domande Aggiuntive
Qual è il costo di implementazione di un software gestionale per la fatturazione elettronica?
Il costo varia in base al numero di utenti, al livello di personalizzazione e ai servizi aggiuntivi (es. integrazione TS, backup). Solitamente si presenta in un modello di abbonamento mensile, con tariffa base che può partire da 45 € al mese per un piccolo poliambulatorio.
Posso migrare da un software vecchio a uno nuovo senza perdere dati?
Sì. La maggior parte dei fornitori garantisce un servizio di importazione dati (fatture, clienti, fornitori) e di backup. È consigliabile eseguire un audit dei dati prima e dopo la migrazione.
Come si gestiscono le fatture di rimborsi da assicurazioni?
Il software permette di generare le fatture di rimborso in formato elettronico e di inviarle direttamente all’assicurazione. È possibile impostare regole per la contabilizzazione automatica dei pagamenti ricevuti.
Per ulteriori dettagli su come scegliere il software più adatto al tuo poliambulatorio, visita la nostra pagina dedicata alla gestione della fatturazione o contattaci per una consulenza gratuita.